日本人做事沒有效率？! @ Alexia in JP日本工作生活誌

記得剛到日本時，

有一大堆的行政手續要辦。

包括外國人登錄、到銀行開戶以及申辦手機等等。

以銀行開戶來說，我去開個戶就花了將近三個小時。

雖然因為是外國人，需要確認的事項較多，對台日間處理事情方式的不同，也有了初次的體驗。

語言學校的同學，則是申請在住處裝網路。

這一申請可不得了，在文件手續都齊全的狀況下，

三個月後住處還是沒有網路可以用。

加上之後在日本的生活，讓我歸納出幾點與台灣間文化的差異如下。

一、 以客為尊，一次處理一件事。

在日本辦事，通常服務人員一個時間只處理一位或一組客戶。

如果你要買電器，去電器行，這時門市人員正在向別的客人說明，

等他說明完了，那位客人開始東看看西看看產品時，服務人員陪在一旁，

想說可以問一下問題的話，他會告訴你: 不好意思，我現在在服務別的客人，請你耐心等候。

到銀行開戶，在台灣的話，應該不少人有這種經驗，

行員處理你的事情時，可能中途接個電話回答別人的問題，

也許在你填寫資料的空檔，或者穿插處理別的事情，

在日本，到銀行辦像開戶這種事，也許會等很久，

但等輪到你時，通常行員會請你在他桌前的位置坐下，

詢問你要辦的事項後，先向你說明各種規定，

一邊處理時再補充說明各種事項，說明時間雖然長，

但對於客戶來說，應該是多了解比較安心。

途中他不會同時又辦別的事情，又接個電話叫你等，

基本上一個時間，只做一件事。

所以雖然以客為尊，但時間上就要花費比較長的時間。

二、再三確認

以外國人辦簽證延長來說，到入國管理局申請也是要花不少時間，

以我這邊的入管來說，每次去辦都要花不少時間，對待外國人的態度也是OOXX。

同樣的事情要確認好幾次，比方說申請延長期間時，

要看一次外國人登錄證，等到兩周後(簽證延長期間的核可時間因人因案不同)去更新簽証時，

還要再看一次外國人登錄證。

如果你忘了帶，也不管你住多遠，是不是專程請假去領簽證，

雖然兩星期前他才看國過你的外國人登錄證，也影印了影本存檔，

可是很抱歉，請你下次再來。

規定說要再看一次外國人登錄證，沒有就是免談。

這不免讓我想起台灣親切的辦事方法，同樣的情形發生在台灣的話，

大概會說那你再補寄過來，等文件齊了以後，再通知寄給你。

在日本的生活中，我還體驗到，同樣的事情再三確認是不是就不會出錯？

我只能說，可以降低出錯的機會，但再三確認後還是錯，不免讓人OOXX。

三、規定就是規定，沒有變通方法。

就像前一項所提，日本人處理事情最喜歡的狀況就是

一切照規定來，如果不符規定，很抱歉，沒辦法處理。

但規定總不可能毫無疏漏，如果發現規定上沒有寫的事情時怎麼辦？

這時確認規定到底在哪？

寫了什麼？

就是最花時間的地方了，一個人確認不夠，再問主管，主管再問主管。

通常這時你會得到的答案事，規定上沒有說可以，所以不行。

甚至有時，規定上沒有說不能辦，只是因為他怕麻煩，

這時如果是一般在日本受教育的日本人，就會自動放棄，不會去爭執。

但我是外國人，我請他把規定給我看，結果規定上沒有寫不行，

他就改變說法，拿另外的理由來拒絕你。

我也有在日本碰過唬人的櫃員，只是因為他不想辦，就跟你說不行，

據理力爭後(日本人很多都會客氣，不會據理力爭)，

櫃員就改變態度，幫你辦理。

不是剛才說不行嗎？怎麼現在可以？

原來剛才不行的理由，是他胡亂搪塞，只想讓你知難而退。

因為如果真得不行，他絕對不會通融的。

四、事情處理要按步就班。

日本企業有一個很大的問題，就是效率不彰。

日本企業對於自己的應變速度不及台灣、中國等有很多的檢討。

我實際在日本職場發現到的現象是，日本人做事必需要按步就班，這步做完了才能做下一步。

所以往往主管交待事情，一步一步交待，不一次講完，

所以常常面臨的狀況是做白工，不然就是在上一個步驟可以預先做好準備的，

比方說做實驗的樣本可以留下來用到別的檢測上，

結果因為做這一步時沒想到下一步，可能就把樣本丟棄了，

或者是上一步驟時可以多準備一個樣品下一步驟用，

結果沒有只好從頭再重新花一整道工序準備一個樣品。

在我台灣人看來，實在很浪費時間，很多事情可以一次做好，

卻硬生生被切成好幾段，難怪耗費時間。

日本人的想法是，這樣一步一步做，才能知道下一步要做什麼，

做的人也才能知道判斷的基準，建立分辨的能力。

我想這應該就是文化差異吧！。